O Raio-X mostrou uma clínica com estrutura, equipe e 12 mil pacientes na base —
perdendo cerca de R$ 19 mil por mês. Esta proposta não é de marketing.
É de gestão e reestruturação, com o marketing entrando só depois que a operação parar de vazar.
Bianca Ramazzini — gestão comercial, operacional e administrativa Bruno Justo — marketing, tecnologia e dados
Preparado para Humberto · RR Odontologia
R$ 32 milfaturamento médio dos últimos 6 meses
R$ 49,2 milcusto mensal real, com as diárias da equipe
−R$ 19 milresultado de setembro
65%do faturamento vem de 190 pacientes de ortodontia
A tese
A RR não precisa de paciente novo. Precisa parar de perder e acordar quem já é paciente.
Hoje saem R$ 4.500 por mês em agência e anúncios, e nenhum paciente novo veio de anúncio —
todos vieram de indicação e de pacientes antigos que voltaram. Enquanto isso, 12 mil fichas com
histórico de tratamento estão paradas num arquivo, e mais da metade das avaliações agendadas não comparece.
Por isso a ordem é: primeiro o custo, depois a base, e só então a aquisição.
Investir em tráfego antes de resolver comparecimento e fechamento é jogar dinheiro num funil furado.
Nos primeiros três meses o custo não cai. Ele troca de lugar.
Preferimos dizer isto antes de você ver no extrato. A agência sai, a Bianca entra,
e o custo fica praticamente igual — o que muda é que o dinheiro passa a comprar resultado.
Custo hoje
49.180
Agência e anúncios encerrados
− 4.500
Gestão full-time da Bianca
+ 5.000
Custo no Q1
49.680
São R$ 500 a mais por mês do que você paga hoje. A diferença é que os R$ 4.500 da agência
não trouxeram um paciente sequer, e os R$ 5.000 da gestão têm meta: reativar as 12 mil fichas
e chegar ao ponto de equilíbrio. A economia de verdade vem das renegociações e do aluguel
das salas ociosas — e essas duas, sim, reduzem custo de forma permanente.
Investimento
Três formatos
O valor acompanha o esforço de cada fase. Começa alto, porque o começo é trabalho de mão na massa
todo dia. Depois cai, e entra participação no resultado: passamos a ganhar mais só quando a RR ganhar mais.
Opção A
3 meses
Q1 · out a dez de 2026
R$ 5.000/mês
Sem variável. Em 90 dias não há resultado consolidado para medir.
Total do contrato: R$ 15.000
Bianca full-time na clínica
Corte da agência e renegociações
Rotina de confirmação implantada
Reativação das 12 mil fichas
Salas ociosas alugadas
Sem estrutura de tráfego
Sem site nem CRM próprios
Para quem quer testar a relação antes de se comprometer.
Você termina com a operação organizada e perto do equilíbrio — mas sem máquina de aquisição.
Recomendado
6 meses
Q1 + Q2 · out de 2026 a mar de 2027
R$ 5.000/mês
Sem variável. O mesmo valor nos seis meses.
Total do contrato: R$ 30.000
Tudo da opção A
Site próprio com agendamento
Google e Meta organizados do zero
Rastreamento e CRM implantados
Primeiras campanhas em teste
Time de vendas acompanhado de perto
Ponto de equilíbrio atingido e superado
É o mínimo que prova a tese inteira: a operação para de sangrar
no Q1 e a máquina de aquisição nasce no Q2. Você decide a continuidade com número, não com promessa.
Opção C
12 meses
Q1 a Q4 · out de 2026 a set de 2027
R$ 5.000 → R$ 3.000/mês
O fixo cai a cada trimestre. A partir do Q3 entra 7% sobre o que o faturamento
exceder R$ 32 mil no mês.
Total fixo: R$ 51.000 · média de R$ 4.250/mês
Tudo da opção B
Escala de campanhas com custo por paciente medido
Nivelamento e treinamento do time de vendas
Processos documentados e padronizados
Passagem de bastão para a equipe interna
Meta de R$ 100 mil por mês em setembro de 2027
O menor custo médio e a única opção que entrega a clínica
rodando sozinha no fim. A partir do Q3 nós ganhamos junto — e só se a RR crescer.
Trimestre
Foco
Quem carrega
Fixo
Variável
Q1 · out–dez/26
Estancar e reativar a base
Bianca full-time
5.000
—
Q2 · jan–mar/27
Estruturar tráfego e tecnologia
Bruno pesado · Bianca 3 dias
5.000
—
Q3 · abr–jun/27
Escalar e nivelar o time
Os dois · Bianca 2 dias
4.000
7%
Q4 · jul–set/27
Documentar e padronizar
Bianca 1 dia · Bruno remoto
3.000
7%
Por que recomendamos seis meses e não doze. Doze é melhor para nós — contrato longo e
participação no resultado. Mas seis é o menor prazo em que a tese se prova por inteiro: a clínica
para de perder no Q1 e ganha máquina de aquisição no Q2. Você renova com resultado na mesa.
Se fizer sentido seguir, migramos para as condições de doze meses aproveitando o que já foi pago.
O trabalho
Quatro trimestres
Cada um só começa quando o anterior está rodando. A presença da Bianca diminui conforme
a equipe fica pronta — não conforme o calendário.
Q1 · Estancar e reativar
out a dez de 2026
R$ 30 mil → ponto de equilíbrio
Bianca full-time na clínica. Nada de aquisição neste trimestre:
o funil está furado e enchê-lo agora é desperdício. O ouro está no arquivo.
Bianca · gestão, todo dia
Semana 1: definir funções — Beatriz Gomes como gestora operacional, estagiária como CRC dedicada
Semana 1: abrir a conversa de aluguel das 3 salas ociosas
Semana 2: revisar a tabela de preços — limpeza a R$ 500 trava a porta de entrada
Renegociar o avaliador: fixo menor, comissão maior sobre tratamento fechado
Rotina de confirmação: véspera, dia e localização
Reativação em três ondas — orçamentos abertos, tratamentos pendentes, revisões
Terça e quarta viram dias de avaliação da reativação
Programa das famílias da orto e benefício por indicação
Treinamento de atendimento, negociação e fechamento
Reunião de 30 minutos toda segunda, com os cinco números
Bruno · preparação de base e dados
Encerrar a agência e recuperar a conta de anúncios e o histórico de contatos
Exportar o Odontome e cruzar com as fichas de papel
Segmentar as 12 mil fichas por tratamento pendente, valor e data
Preparar o canal de WhatsApp: número dedicado, aquecimento gradual, volume escalonado
Painel dos cinco números, atualizado sozinho
Google Meu Negócio: perfil completo, fotos e avaliações — sem custo
O que decide este trimestre: a reativação sozinha leva o faturamento
para cerca de R$ 46 mil. O equilíbrio só fecha se as renegociações e o aluguel das salas
também saírem. Por isso as duas entram já na semana 1, e não como bônus.
Q2 · Estruturar o tráfego
jan a mar de 2027
equilíbrio → R$ 70 mil
Bruno assume o peso. Com a operação convertendo, faz sentido construir
a máquina de aquisição — site, rastreamento, CRM e as primeiras campanhas.
Bruno · tecnologia e mídia
Site próprio com agendamento online
Google Ads e Meta organizados do zero, com estrutura de conta e conversões
Rastreamento ponta a ponta: origem de cada agendamento até o tratamento fechado
CRM implantado, integrado à agenda e ao WhatsApp
Automação de confirmação, lembrete e follow-up
Primeiras campanhas em teste, verba pequena e escalada por resultado
Páginas de implante e facetas com prova em caso real
Bianca · 3 dias por semana
Acompanhamento do time de vendas com o lead novo entrando
Remuneração por resultado da CRC: comparecimento e fechamento
Parcelamento em até 12x no cartão para implante e prótese
Análise de desempenho por avaliador
Manutenção da reativação e das ondas seguintes
Ajuste: a Bianca fica em 3 dias, não 1 ou 2. É justamente quando
o volume de lead sobe que o comercial precisa de mais gestão — lead novo sem acompanhamento
vira lead perdido, e aí o investimento em tráfego não se paga.
Q3 · Escalar e nivelar o time
abr a jun de 2027
R$ 70 mil → R$ 85 mil
A campanha que funciona ganha verba, e a equipe é nivelada para aguentar
o volume. Contratar só depois que a agenda pedir.
Bianca · 2 dias por semana
Nivelamento do time: todos vendendo no mesmo padrão, não só o avaliador
Metas por profissional e acompanhamento de produtividade por cadeira
Recrutamento e treinamento de recepção e comercial conforme a demanda
Mais dias dos especialistas, sem contratar fixo antes da agenda
Parcerias comerciais na região
Bruno · otimização
Escala das campanhas com custo por paciente medido
Remarketing para quem visitou e não agendou
Corte do que não converte e realocação de verba
Integração entre agenda, CRM, financeiro e painel
A partir daqui entra a participação de 7% sobre o que exceder R$ 32 mil.
O fixo cai para R$ 4.000: passamos a depender do crescimento da clínica, não da mensalidade.
Q4 · A clínica anda sozinha
jul a set de 2027
R$ 85 mil → R$ 100 mil
Tudo o que funciona vira processo escrito — para você contratar sem
retreinar do zero, abrir uma segunda unidade, ou simplesmente parar de depender de nós
e de qualquer pessoa específica.
Bianca · 1 dia por semana
Manual de processos: recepção, avaliação, fechamento, pós-atendimento
Roteiros de venda e de objeção documentados
Plano de carreira e metas da equipe comercial
Passagem de bastão: a gestora operacional assume a rotina inteira
Bruno · remoto
Documentação técnica de todas as ferramentas e integrações
Painel de indicadores rodando sozinho, sem planilha manual
Treinamento da equipe nos sistemas
Campanhas em rotina, com manual de operação
Este é o trimestre que dá independência. Não é documentação por
documentação: é o que permite contratar, expandir ou vender a clínica com processo na mão.
Ao final, tudo — bases, roteiros, contas e manuais — fica com a RR.
Números
Quando a conta fecha
Projeção, não promessa. Depende dos pontos a confirmar no fim deste documento —
principalmente do custo real das diárias e do desfecho do processo trabalhista.
Reativação em ritmo, avaliador renegociado, salas alugadas
Dez/26
42.000
47.200
−5.200
Mês fraco na odontologia — recuo esperado
Jan/27
53.000
47.200
+5.800
Primeiro mês positivo · Q2 começa
Mar/27
70.000
50.000
+20.000
Tráfego estruturado · fim da opção B
Jun/27
85.000
55.000
+30.000
Campanhas escaladas, time nivelado
Set/27
100.000
60.000
+40.000
Estrutura cheia e processos documentados
Sobre o ponto de equilíbrio. A meta do Q1 é chegar ao zero.
No cenário otimista — reativação no teto da estimativa, as duas renegociações fechadas e as salas
alugadas — dezembro fecha em torno de +R$ 2 mil. No cenário realista, a virada acontece em
janeiro ou fevereiro. Preferimos prometer a faixa a prometer a data mais bonita.
Dezembro é reconhecidamente fraco em odontologia, e a tabela acima já reflete isso.
O que pode dar errado
Três riscos que assumimos junto
Nenhuma proposta séria projeta um ano sem dizer o que pode derrubá-la.
O processo trabalhista
É o maior risco do caixa e ficou em branco no Raio-X. Uma sentença de R$ 40 a 50 mil
empurra o ponto de equilíbrio em dois ou três meses. Precisamos do valor e do prazo antes de assinar,
para decidir juntos se ele entra como parcela no plano ou se o cronograma muda.
Bloqueio do WhatsApp
Disparar para contatos frios em volume é a forma mais comum de perder o número —
e o número da RR é o canal principal de agendamento. Por isso a reativação usa
número dedicado, aquecimento gradual e volume escalonado, nunca o número oficial da clínica
em disparo de massa. É mais lento de propósito.
As renegociações podem não sair
Do corte de custo previsto, R$ 4.500 são certos — é encerrar a agência.
Os outros R$ 2 a 3 mil dependem de o avaliador aceitar a nova estrutura e de o laboratório
ter concorrente melhor. Se nenhuma sair, o equilíbrio atrasa cerca de um mês.
Quem executa
Duas frentes, uma dupla
Não é uma agência com você na ponta de um atendimento. São duas pessoas dentro da operação,
com nome e responsabilidade.
Bianca Ramazzini
Gestão de clínicas
Gestão da rotina geral da clínica e organização da equipe
Definição de funções, responsabilidades e processos internos
Recepção, atendimento e jornada do paciente
Gestão do setor comercial: leads, contatos, agendamentos e follow-ups
Recuperação de pacientes antigos e oportunidades não convertidas
Criação e acompanhamento de campanhas comerciais
Treinamento em atendimento, vendas, negociação e fechamento
Metas, indicadores comerciais e operacionais
Agenda, comparecimento e produtividade por profissional
Recrutamento, seleção e treinamento de novos colaboradores
Integração entre recepção, comercial, financeiro e equipe clínica
Parcerias comerciais e acompanhamento de fornecedores
Identificação de gargalos e implantação de processos
Custos, produtividade e oportunidades de aumento de receita
Bruno Justo
Marketing, tecnologia e dados
Extração, limpeza e segmentação da base de 12 mil pacientes
Preparação e operação do canal de WhatsApp, com proteção contra bloqueio
Automação de confirmação, lembrete e follow-up
Painel de indicadores atualizado sozinho, sem planilha manual
Google Meu Negócio: perfil, fotos e avaliações
Google Ads de busca local e remarketing, quando a operação suportar
Conteúdo de prova: casos reais de implante e facetas
Rastreio de origem de cada agendamento e do funil até o fechamento
Site e agendamento online próprios
Recuperação da conta de anúncios e do histórico em poder da agência atual
Integração entre agenda, CRM, financeiro e indicadores
Documentação e treinamento da equipe nas ferramentas
Antes de assinar
Dez pontos para confirmar
Algumas respostas do Raio-X ficaram em branco ou não batem entre si. Nada grave —
mas estes números mudam o plano, e preferimos ajustar agora a prometer errado.
Diárias dos dentistas: R$ 1.500 na tabela de custos ou R$ 11.500 somando a equipe? Usamos R$ 11.500.
Processo trabalhista: já saiu sentença? Qual valor e prazo?
Funil: 4 compareceram e 15 fecharam — o que entrou nesses 15?
Setembro: por que o faturamento caiu de R$ 40 mil para R$ 30 mil?
Preços: facetas a R$ 250 por dente, protocolo a R$ 1.800 e limpeza a R$ 500 estão corretos?
Avaliações: "1.500 por mês" na tabela de tratamentos — qual era o número real?
Agência: há contrato e multa? A conta de anúncios está no nome de quem?
Base: quantas fichas têm celular e quantas já estão no Odontome? O sistema exporta planilha?
Dívidas: "Bancos R$ 3.000" é parcela mensal ou saldo total?
Salas ociosas: há restrição no contrato de locação para sublocar?
Condições
Como funciona
Início
Semana de 5 de outubro de 2026, após a conversa de alinhamento e o fechamento dos dez pontos.
Pagamento
Mensal, todo dia 5. A parte variável é apurada no fechamento do mês e cobrada junto da mensalidade seguinte.
Linha de base
R$ 32 mil por mês — média dos últimos seis meses informada no Raio-X. A participação incide apenas sobre o que exceder esse valor.
Reuniões
Trinta minutos toda segunda-feira, com os cinco números. Sem número, não há reunião.
Presença
Bianca na clínica conforme a fase exigir, mais alinhamento semanal. Bruno remoto, com presença nas etapas de implantação.
Não incluso
Verba de anúncios, taxa de gateway, licenças de software e custos de produção audiovisual. Tudo pago direto pela clínica, sem intermediação.
Rescisão
Trinta dias de aviso prévio de qualquer parte. Sem multa. A RR fica com todos os acessos, bases, roteiros e materiais produzidos.
Confidencialidade
Dados de pacientes e financeiros tratados com sigilo, conforme a LGPD, e usados exclusivamente na operação da clínica.